管理市政豈能用社交軟體？

2015-10-01 1187

如果為了追求即時性，電郵一樣可以在手機上隨時收發，與社交軟件一樣方便。電郵不容易發錯對象，即令發錯尚可立刻收回；社交軟件十分容易在彈指之間發錯對象，而且幾乎無法搶救。用社交軟體來做管理市政，不是對管理要領如即時性、可追蹤性、保密性等原則完全無知，便是把市政當社交、把管理當遊戲。

爭取美國民主黨總統提名的候選人希拉蕊（Hillary Clinton）在今年3月身陷電郵門（Emailgate）風波前，原本選情勢如破竹，一片看好。民主黨本以為她可以躺著送進白宮，沒想到如今卻面臨電郵門事件，讓她的民調數字不斷下滑，甚至還可能牽涉洩密刑責。

台灣民眾有沒有想過，如果希拉蕊嫌電郵太麻煩，改用社交軟體如Line來與她的同事群組溝通，會是怎樣的一個悲慘結果？

社交軟體如微信、Line等，都有它一定的功能與方便之處，才會受到使用者歡迎。相對的，軟體設計的目的如果是為了交友，自然要做到方便、簡單、易用、來者不拒，在保密功能上，就會自動降低門檻。

即令是早期的一般大眾電郵，如雅虎、Hotmail等，採用的都是由這些公司提供的服務器，在保密工作上、設計上，顯得較為粗糙，很容易被破解駭入。各公司為了保護自己的商業機密，紛紛採用自家的雲端電郵服務器，由IT專人負責定期備份、建立防火牆，將風險降到最低。而屬於國家或軍事層級的電郵，那更是每封信都自動加密，接受方再解密；一旦系統偵測到有人駭入，立刻通知安全人員進行防衛措施。

工商業及金融業，無不將電郵視為公司命脈；在管理上，不但要做到所有的信件來往必須做到留底可追蹤，回覆與否、日期時間，更是追溯有關責任的重要依據。

電子業彼此之間常有涉及竊取商業機密、盜取設計機密的官司；法院經常要查封被告一方公司的電郵服務器，將所有的來往信件全部拷貝，呈現給法官閱讀。因此，每封電郵都必須妥善保存留底，不得任意刪除。許多公司高級職員、國家的元首，在旅行中只准使用黑莓機來收發電郵，因為該機的通訊軟體保密工作做得最好。

如果比較電郵與社交軟體的利弊，更容易看出何者較合適作為管理工具。

電郵可以在公司服務器上留底、永久保存，很容易追蹤信件、追溯責任；社交軟體上的訊息丟失就丟失了、刪除就刪除了，無法追蹤或追溯責任。

電郵可以設定在出差期間，自動回覆，讓發送者知道接受者為何無法及時回覆；社交軟體可以不讀不回，或者已讀不回，讓發送端不知如何是好，錯過重要時機。

電郵可以設定群組，也可以篩選重要非要立刻閱讀不可的信件；社交軟件群組人數一多，訊息整天咚咚響，多數是圖片或廢話，也不知那封信息是重要的，必須立刻回覆不可。

如果為了追求即時性，電郵一樣可以在手機上隨時收發，與社交軟件一樣方便。電郵不容易發錯對象，即令發錯尚可立刻收回；社交軟件十分容易在彈指之間發錯對象，而且幾乎無法搶救。

因此，用社交軟體來做管理市政，不是對管理要領如即時性、可追蹤性、保密性等原則完全無知，便是把市政當社交、把管理當遊戲。

本文經洛杉基授權刊登，原文發表於此
【作者洛杉基】 2015/09/30